Como fazer o rateio de despesas entre médicos? Saiba tudo!
Você conhece o rateio de despesas? Essa é uma prática comum que empresas utilizam para dividir seus custos. Veja como ela pode ser aplicada para o seu consultório médico!
A expressão “rateio de despesas” é comum a todos nós, pois amigos rateiam a conta da cerveja e moradores de uma casa rateiam as contas de energia, água e gás, por exemplo. As empresas também fazem rateio de despesas, porém, amparadas por legislação vigente.
Por isso, é importante que se saiba como o rateio pode ser benéfico para a organização da empresa. Assim, será possível fazer cortes de gastos através da divisão de gastos (fixos), como espaço físico ou virtual, por exemplo.
Neste texto, vamos falar sobre o que é e como funciona o rateio de gastos com mais detalhes e demonstrar como é possível que haja mais economia e melhor gestão dos negócios entre os médicos. Vamos lá!
Como funciona o rateio de despesas?
Como já dissemos acima, o rateio de despesas é basicamente a divisão dos custos fixados por uma empresa, isto é, entre os sócios. Porém, não é toda empresa que pode se valer desse rateio, pois só é possível de ser feito quando as organizações fazem parte do mesmo grupo econômico, e por meio de contrato firmado entre elas.
Na prática, pense, por exemplo, em uma farmácia que decide crescer e abre uma conveniência no prédio ao lado, que faz parte do mesmo prédio. A organização passará a ter dois CNPJs distintos, de maneira a compartilhar contas como energia elétrica e internet.
Esse tipo de prática é chamada de rateio de despesas. Cada grupo econômico escolhe seu método de rateio. Pode ser por meio de porcentagem fixada, por exemplo, ou por outros métodos.
Legislação sobre o rateio de despesas
Já que há um compartilhamento de despesas, nada mais comum que haver também o compartilhamento de impostos a serem pagos pelas empresas à Receita Federal (RF). É a RF que emite a Solução de Consulta (SC), no qual consta o tipo de tributação do rateio de despesas.
A SC nº 5010/18 e a nº 8011/19 da Receita Federal trazem as normas para a cobrança do tributo do rateio de vários tipos de negócios.
Porém, é importante dizer que tributações como a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e ao Programa de Integração Social (PIS), assim como a apuração de créditos não são compartilhados. Isto é, cada empresa faz sua contribuição individualmente.
Já o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Sobre o Lucro Líquido (CSLL) podem ter as despesas do rateio deduzidas, se, porém, as contas estiverem comprovadas. É necessário dizer que não há diminuição de impostos, mas sim um compartilhamento de despesas.
Um contrato evita dor de cabeça futura
Quando se trata de rateio de despesas, é preciso que os acordos sejam selados legalmente por meio de um contrato. A elaboração do contrato deve ser bem-estruturada a fim de evitar dores de cabeças entre os sócios. Ou seja, é preciso que haja no contrato a discriminação de como as despesas serão partilhadas por cada empresa.
Além disso, é preciso que os comprovantes dos gastos sejam guardados, a fim de que seja possível comprovar a despesa e, por seu turno, fazer o cálculo dos gastos comprovados.
Para que o rateio ocorra da forma correta, é preciso ter os seguintes documentos:
- escrituração dos atos relacionados ao rateio das despesas;
- contrato entre todas as partes, devidamente formalizado e que estabeleça um coeficiente de rateio;
- comprovantes dos reembolsos das despesas.
Atenção!
Para maior efetividade e segurança no rateio de despesas entre médicos, é preciso que as clínicas ou consultórios contem com um bom escritório de contabilidade. Assim, não haverá problemas no futuro.
Um software pode ajudar!
Ainda que tenha sido recomendado mais acima que se procure um escritório de contabilidade, algumas sociedades médicas, por exemplo, também podem usar um software para administrar as despesas e controlar os gastos.
Porém, é válido ressaltar que o controle de um profissional da área contábil é sempre superior a qualquer outra forma de gestão. Logo, utilizar a tecnologia e o suporte de especialistas é uma ótima maneira de garantir maior segurança e eficiência para a sua gestão.
Abaixo, seguem alguns exemplos dos benefícios de se usar um software de controle de gastos:
- Mais acertos: com um aplicativo, as chances de haver erros comuns (erros de cálculo ou perda de documentos, por exemplo), praticados por seres humanos, são atenuadas.
- Maior agilidade: por se tratar de um sistema totalmente automatizado, é possível realizar várias tarefas em tempo hábil e com qualidade confiável.
- Segurança: outro benefício que um aplicativo pode oferecer, é o armazenamento seguro dos documentos.
Quais as vantagens do rateio de despesas entre médicos?
Além das vantagens relativas ao barateamento da despesa individual (por cada sócio da clínica), a organização, como um todo, consegue gerir melhor suas finanças e realizar operações mais ousadas no tocante à possibilidade de investimentos.
Rateio de despesas médicas: como fazer?
As formas de rateio entre os médicos podem ser diversas. Abaixo, algumas despesas serão apresentadas, cujos gastos mensais são considerados fixos:
- Imóvel alugado;
- Energia elétrica;
- Internet;
- Telefone;
- Pagamento de funcionários.
Quando os associados de uma empresa médica ou médicos autônomos se juntam para aumentar seus lucros e economizar gastos, é preciso ter confiança mútua; do contrário, os envolvidos amargarão prejuízos que podem levar à falência da empresa.
Por isso, é de suma importância que se conheça a pessoa com quem se pretende se associar por meio de um contrato. Tenha sempre em mente o objetivo de ratear as despesas é exatamente evitar prejuízos, não causá-los!
É preciso também que todos os envolvidos na proposta de rateamento de despesas coloquem tudo o que deve ser rateado no contrato. Desta forma, haverá segurança jurídica para os médicos envolvidos na relação contratual.
O sucesso do negócio (entre os médicos) dependerá da organização dos médicos em relação à mensuração dos gastos coletivos. Assim, individual e coletivamente, os benefícios do rateio de despesas logo surgirão.
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